Căn cứ tình hình triển khai, tổ chức các hoạt động, chương trình của các Ban, Văn phòng Đoàn trường, Hội Sinh viên trường và các cơ sở Đoàn - Hội trực thuộc.
Ban Thường vụ Đoàn trường Đại học Nông Lâm TP. Hồ Chí Minh đề nghị các cơ sở Đoàn trực thuộc Đoàn trường thực hiện chế độ thông tin, báo cáo các hoạt động, chương trình để đảm bảo một số công tác chung của Đoàn - Hội trường, cụ thể như sau:
1. Đăng ký lịch công tác tuần:
Để thuận lợi trong công tác nắm bắt, theo dõi các hoạt động của Đoàn - Hội trường, báo cáo cho Đảng ủy - BGH Nhà trường, thành phố và tiết kiệm thời gian, kinh phí, Văn phòng Đoàn trường đề nghị tất cả các đơn vị trong hệ thống Đoàn - Hội trường thực hiện đăng ký lịch công tác tuần, cụ thể:
- Mỗi đơn vị khi triển khai tổ chức hoạt động, chương trình phải đăng ký thông tin tại đường dẫn dangky.tuoitrenonglam.com hoặc https://goo.gl/3Z9VBj để Văn phòng Đoàn trường cập nhật lịch công tác tuần.
- Thời gian thực hiện: trước 16 giờ 00, thứ sáu hàng tuần.
- Đơn vị thực hiện đăng ký lịch công tác tuần:
+ Các Ban, Văn phòng Đoàn trường;
+ Hội Sinh viên trường;
+ Cơ sở Đoàn: Đoàn khoa/bộ môn, chi đoàn, CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Đoàn trường, Đoàn khoa/bộ môn;
+ Cơ sở Hội: Liên chi hội sinh viên khoa/bộ môn, chi hội, CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Hội Sinh viên trường, Liên chi hội sinh viên khoa/bộ môn;
+ Tổ Tu dưỡng Rèn luyện Hạt Giống Đỏ.
- Lịch công tác tuần sẽ được gửi cho các đơn vị chiều thứ sáu hoặc sáng thứ bảy hàng tuần. Đồng thời, lịch công tác do Văn phòng Đoàn trưởng gửi cho các đơn vị thay cho thư mời.
- Lưu ý:
+ Lịch đăng ký của đơn vị nằm trong khung thời gian từ thứ hai đến chủ nhật của tuần tiếp theo.
+ Nếu muốn thay đổi lịch đăng ký vui lòng đăng ký lại lần thứ hai trong thời gian quy định.
2. Thực hiện công tác báo cáo tháng:
Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị thực hiện báo cáo tháng, Văn phòng Đoàn trường hướng dẫn các cơ sở Đoàn thực hiện công tác báo cáo như sau:
- Truy cập đường dẫn baocao.tuoitrenonglam.com và thực hiện báo cáo (đăng nhập bằng thư điện tử do trường cấp).
- Thời gian thực hiện báo cáo: trước ngày 19 hàng tháng.
- Đơn vị thực hiện báo cáo tháng:
+ Đoàn khoa/bộ môn;
+ CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Đoàn trường;
+ Tổ Tu dưỡng Rèn luyện Hạt Giống Đỏ.
3. Đăng bài viết tuyên truyền trên website Đoàn - Hội trường:
Nhằm đầy mạnh công tác tuyên truyền, giới thiệu các hoạt động của Đoàn - Hội trường đến các bạn đoàn viên, sinh viên, đơn vị trong và ngoài trường, Văn phòng Đoàn trường hướng dẫn các đơn vị gửi bài viết tuyên truyền các hoạt động của đơn vị lên website Đoàn - Hội trường như sau:
- Địa chỉ website Đoàn - Hội trường: youth.hcmuaf.edu.vn (sắp thay đổi sang địa chỉ youth.nlu.edu.vn) và tuoitrenonglam.com.
- Đơn vị thực hiện:
+ Ban Tuyên giáo Đoàn trường;
+ Hội Sinh viên trường;
+ Cơ sở Đoàn: Đoàn khoa/bộ môn, chi đoàn, CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Đoàn trường, Đoàn khoa/bộ môn;
+ Cơ sở Hội: Liên chi hội sinh viên khoa/bộ môn, chi hội, CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Hội Sinh viên trường, Liên chi hội sinh viên khoa/bộ môn;
+ Tổ Tu dưỡng Rèn luyện Hạt Giống Đỏ.
- Lưu ý:
+ Không giới hạn số lượng bài viết tuyên truyền trên website Đoàn - Hội trường do các đơn vị gửi.
+ Bài viết tuyên truyền cần có tiêu đề (ngắn gọn, dưới 25 từ), phải đính kèm hình ảnh minh họa riêng (ảnh gốc, kích thước trên 1Mb, có chú thích đầy đủ, khuyến khích được chỉnh sửa trước khi gửi).
+ Các đơn vị vui lòng gửi bài viết tuyên truyền về thư điện tử baiviet@tuoitrenonglam.com bằng thư điện tử của đơn vị do trường cấp.
4. Thực hiện lưu trữ văn bản, hình ảnh phục vụ cho công tác cung cấp minh chứng cấp trường, cấp thành:
Để chủ động trong công tác cung cấp minh chứng các hoạt động của Đoàn - Hội trường cho Nhà trường, Thành Đoàn, Thành Hội trong đánh giá, tổng kết cuối năm, cuối nhiệm kỳ. Văn phòng Đoàn trường đề nghị các đơn vị thực hiện các nội dung như sau:
- Đơn vị thực hiện:
+ Các Ban, Văn phòng Đoàn trường;
+ Hội Sinh viên trường;
+ Đoàn khoa/bộ môn, Liên chi hội sinh viên khoa/bộ môn;
+ CLB-Tổ-Đội nhóm trực thuộc Đoàn trường, Hội Sinh viên trường;
+ Tổ Tu dưỡng Rèn luyện Hạt Giống Đỏ.
- Cung cấp các văn bản, hình ảnh lưu trữ (bằng file):
+ Kế hoạch tổ chức hoạt động/chương trình/chiến dịch/hội thi;
+ Danh sách Ban Tổ chức/hỗ trợ Ban Tổ chức;
+ Danh sách đoàn viên, sinh viên tham gia;
+ Danh sách vận động viên/chiến sĩ (nếu có);
+ Danh sách tiết mục (nếu có);
+ Danh sách nhận thưởng (nếu có);
+ Kịch bản, khung chương trình (nếu có);
+ Hình ảnh, video được ghi lại từ chương trình;
- Lưu ý:
+ Mỗi chương trình lưu thành từng thư mục riêng;
+ Đối với hình ảnh, video cần từ 10 đến 20 hình ảnh, video/chương trình;
+ Đóng thành file rar và gửi về thư điện tử doantruong@hcmuaf.edu.vn.
Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo công tác lưu trữ thông tin, hình ảnh của các cơ sở Đoàn, Ban Thường vụ Đoàn trường kính mong các cơ sở Đoàn nghiêm túc thực hiện nội dung thông báo này.
Ban Thường vụ Đoàn trường